Regulamin pracy zdalnej: co musi zawierać i kiedy jest wymagany

Kiedy regulamin pracy zdalnej jest wymagany, a kiedy zastępuje go porozumienie

Od 7 kwietnia 2023 r. pracodawca, u którego pracownicy wykonują pracę zdalną, musi uregulować zasady jej wykonywania – co do zasady w regulaminie pracy zdalnej albo w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Bez takiego uregulowania praca zdalna nie ma podstawy prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nie zawarto porozumienia i nie wydano regulaminu – wtedy zasady określa się w poleceniu albo w porozumieniu z pracownikiem.

Obowiązek wprowadziła nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 1 grudnia 2022 r., która dodała do działu II KP rozdział IIc o pracy zdalnej. Definicję zawiera art. 67¹⁸ kp: praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Forma dokumentu zależy od tego, czy działają zakładowe organizacje związkowe. Jeśli tak, zasady wykonywania pracy zdalnej określa porozumienie między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (art. 67²⁰ § 1 kp). Jeśli związków nie ma, zasady określa regulamin pracy zdalnej skonsultowany z przedstawicielami pracowników. Trzecia ścieżka powstaje, gdy w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie uda się go zawrzeć z organizacjami związkowymi – wtedy zasady ustala się w regulaminie pracy.

Gdy nie uda się zawrzeć porozumienia ze związkami, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Gdy nie zawarto porozumienia i nie wydano regulaminu, warunki pracy zdalnej można uregulować w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Odrębną podstawą jest polecenie wykonywania pracy zdalnej z art. 67¹⁹ kp; dotyczy ono stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także okresu, w którym zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Nie każdy pracodawca musi jednak wprowadzać pracę zdalną: specyfika niektórych zawodów (prace fizyczne) w naturalny sposób ją wyklucza, a ustawodawca pozwala objąć pracą zdalną jedynie wybrane grupy pracowników – te grupy powinny być wskazane właśnie w porozumieniu lub w regulaminie pracy zdalnej.

Porozumienie i regulamin powinny określać w szczególności grupę lub grupy pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu oraz zasady porozumiewania się i potwierdzania obecności.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – najważniejsze terminy i limity

Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej: obowiązkowe elementy

Dokument określający zasady pracy zdalnej powinien zawierać w szczególności grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Wskazuje zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Określa też zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Dokument powinien ponadto określać zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Powinien też wskazywać zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Osobny blok to obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca musi też zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z ich zapewnieniem. W regulaminie przekłada się to na sposób zgłaszania zapotrzebowania na sprzęt i materiały, tryb zgłaszania awarii i korzystania z serwisu oraz zasady rozliczania wydatków poniesionych przez pracownika.

Kodeks pracy nie określa kwot ekwiwalentu ani ryczałtu. Przy ekwiwalencie lub ryczałcie dokument powinien rozstrzygać, jakie kategorie kosztów są nim objęte (typowo: zużycie energii elektrycznej, łącze internetowe, eksploatacja sprzętu), na jakiej podstawie ustala się jego wysokość oraz w jakim trybie i terminie jest wypłacany.

W części o porozumiewaniu się i potwierdzaniu obecności wystarczy wskazanie kanałów kontaktu i sposobu raportowania (na przykład system ewidencji czasu pracy albo zgłoszenie rozpoczęcia i zakończenia pracy), tak aby zasady były wykonalne w praktyce.

Obowiązkowe elementy regulaminu pracy zdalnej

Okazjonalna praca zdalna w regulaminie – czy trzeba ją uwzględniać?

Ustawodawca nie nakłada obowiązku uwzględniania w regulaminie pracy ani w regulaminie pracy zdalnej tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Pracodawca nie musi więc zamieszczać w dokumencie odrębnej procedury wnioskowania o taką pracę ani poświęconej jej części.

Okazjonalna praca zdalna to odrębna forma, która pozwala pracować poza biurem maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku regulamin nie jest potrzebny, ponieważ to pracownik za każdym razem składa wniosek o pracę zdalną, gdy zachodzi taka potrzeba.

Skoro uwzględnianie okazjonalnej pracy zdalnej nie jest obowiązkowe, regulamin może ograniczyć się do pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub w regularnym trybie. Może skupić się na rozstrzygnięciach, które faktycznie wymagają uregulowania – grupach pracowników objętych pracą zdalną, zasadach pokrywania kosztów, ekwiwalencie lub ryczałcie oraz sposobie potwierdzania obecności na stanowisku pracy.

Konsultacja i wejście w życie regulaminu pracy zdalnej

Przedstawicieli pracowników wybierają sami pracownicy z własnych szeregów. Kodeks pracy nie reguluje zasad tych wyborów – tryb można opisać w regulaminie pracy, w osobnym regulaminie wyboru przedstawicieli albo nawet w wiadomości e-mail do wszystkich pracowników. Przepisy mówią o „przedstawicielach” w liczbie mnogiej, co oznacza, że należy wyłonić minimum dwóch. Jeżeli w firmie działają już stali przedstawiciele pracowników wybrani wcześniej, nie trzeba przeprowadzać nowych wyborów.

Uwaga nazewnicza: w tym miejscu „regulamin pracy” oznacza odrębny dokument, a nie regulamin pracy zdalnej.

Kolejny krok to przedstawienie wybranym przedstawicielom projektu regulaminu pracy zdalnej. Pracodawca nie musi uwzględniać ich sugestii – wymagany jest sam fakt konsultacji. Z konsultacji należy spisać protokół i uzyskać podpisy przedstawicieli; dokument stanowi dowód przeprowadzenia wymaganej procedury.

Po zakończeniu konsultacji regulamin wprowadza się w sposób przyjęty u danego pracodawcy: przez wiadomość e-mail do wszystkich pracowników, publikację w wewnętrznych kanałach komunikacji albo wywieszenie informacji w pomieszczeniach socjalnych. Regulamin zaczyna obowiązywać od daty w nim wskazanej – można ustawić ją na kilka dni po ogłoszeniu, aby pracownicy mieli czas na zapoznanie się z treścią.

Regulamin a porozumienie ze związkami zawodowymi – różnice praktyczne

Zgodnie z art. 67²⁰ § 1 kp zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, porozumienie powinno być zawarte ze wszystkimi. Jeśli uzgodnienie treści ze wszystkimi organizacjami nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Różnica między porozumieniem a regulaminem jest ustrojowa, nie tylko formalna: porozumienie jest aktem dwustronnym i wymaga zgody strony związkowej, natomiast regulamin pracodawca wydaje samodzielnie, a konsultacja z przedstawicielami pracowników nie oznacza obowiązku przyjęcia ich uwag.

W praktyce przedłużające się negocjacje ze związkami zawodowymi mogą oznaczać konieczność przejścia na ścieżkę regulaminową; szczegóły tej sytuacji opisano w sekcji „Kiedy regulamin pracy zdalnej jest wymagany, a kiedy zastępuje go porozumienie”.

Porozumienie ze związkami vs regulamin pracy zdalnej

Praktyczna checklista przed przyjęciem regulaminu

1. Ustal, czy w firmie działają zakładowe organizacje związkowe – od tego zależy, czy dokumentem ma być porozumienie, czy regulamin. 2. Jeśli związków nie ma, wyłoń przedstawicieli pracowników (minimum dwóch) i sprawdź, czy nie działają już stali przedstawiciele wybrani wcześniej – wtedy nowe wybory nie są potrzebne. 3. Przygotuj projekt zgodny z obowiązkowymi elementami wskazanymi w sekcji „Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej: obowiązkowe elementy”.

W projekcie uwzględnij obowiązkowe zasady kontroli: kontroli wykonywania pracy, kontroli w zakresie BHP oraz kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

4. Przedstaw projekt przedstawicielom pracowników, przeprowadź konsultację i spisz protokół z podpisami. 5. Ogłoś regulamin w sposób przyjęty u pracodawcy i wskaż w nim datę wejścia w życie, najlepiej kilka dni po ogłoszeniu. 6. Sprawdź, czy dokument nie wymaga uzupełnienia o kwestie okazjonalnej pracy zdalnej – uwzględnianie jej w regulaminie pracy ani w regulaminie pracy zdalnej nie jest obowiązkowe. Sam limit okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.

Osobno zweryfikuj sytuacje, w których praca zdalna jest wykonywana na polecenie pracodawcy. Dotyczy to okresu stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu. Obejmuje też okres, w którym zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. W obu przypadkach wymagane jest oświadczenie pracownika, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praktyczna checklista przed przyjęciem regulaminu