BHP przy pracy zdalnej: ocena ryzyka, obowiązki pracodawcy

BHP przy pracy zdalnej – co nadal obowiązuje pracodawcę

Praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. Przepisy te zastąpiły tymczasową regulację z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19.

Regulację tymczasową można było stosować w czasie stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Obecnie zasady pracy zdalnej określa Kodeks pracy.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Może być wykonywana w pełnym wymiarze albo częściowo, w modelu hybrydowym; miejsce wskazane przez pracodawcę nie spełnia tej definicji.

Pracodawca wykonuje wobec pracownika zdalnego obowiązki BHP, a zakres oceny ryzyka zawodowego określają przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej. Ocena ryzyka uwzględnia wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne.

Na podstawie oceny pracodawca przygotowuje informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną i informacją oraz zobowiązuje się ich przestrzegać.

Zasady pracy zdalnej, BHP i ochrony informacji określa się w porozumieniu albo regulaminie. Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, BHP oraz przestrzeganie wymogów ochrony informacji na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku zdalnym krok po kroku i dokumenty

Ocena ryzyka zawodowego jest obowiązkiem pracodawcy również przy pracy zdalnej. Art. 67³¹ § 5 i 6 Kodeksu pracy określa zakres oceny oraz obowiązki informacyjne wobec pracownika.

Zbierz informacje o stanowisku: miejscu i wymiarze pracy zdalnej, używanych urządzeniach oraz warunkach lokalowych. Następnie rozpoznaj zagrożenia ergonomiczne, środowiskowe, takie jak oświetlenie, hałas, temperatura i jakość powietrza, oraz psychospołeczne.

Dla każdego zagrożenia oszacuj prawdopodobieństwo niekorzystnego skutku i jego możliwą wagę. Zaplanuj działania ograniczające ryzyko, wskaż osobę odpowiedzialną i termin oraz udokumentuj wyniki.

Przeglądaj i aktualizuj ocenę, gdy zmieniają się warunki pracy, wyposażenie, miejsce, organizacja lub wymiar pracy zdalnej. Powodem aktualizacji mogą być też nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli stanowiska.

Informacja BHP powinna obejmować organizację stanowiska z uwzględnieniem ergonomii, bezpieczne wykonywanie pracy, czynności po jej zakończeniu oraz postępowanie w sytuacjach awaryjnych zagrażających życiu lub zdrowiu.

Przed dopuszczeniem do pracy pracownik składa dwa oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Potwierdza w nich zapoznanie się z oceną i informacją BHP oraz to, że w uzgodnionym miejscu pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki.

CIOP udostępnia „Kartę oceny ryzyka zawodowego (wersja 1)” dla stanowiska pracy zdalnej. Formularz obejmuje m.in. adres miejsca pracy, opis stanowiska, zagrożenia, środki ograniczające ryzyko oraz wynik oceny.

Państwowa Inspekcja Pracy monitoruje warunki wykonywania pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów i zasad BHP. Przy ocenie można uwzględnić jej opinie dotyczące pracy zdalnej.

Krok po kroku: Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku zdalnym

Wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i czynniki psychospołeczne – na co patrzeć

Art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy wskazuje trzy obszary szczególnej uwagi: narząd wzroku, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Ocena powinna obejmować organizację pracy i możliwe skutki zdrowotne, a nie tylko używany sprzęt.

Podstawowym źródłem regulacji dla biurowych stanowisk z monitorami ekranowymi jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przy ocenie warto uwzględnić również aktualne rozwiązania technologiczne.

Przy ocenie obciążenia wzroku sprawdź wysokość, odległość i kąt ustawienia ekranu, oświetlenie oraz odbicia na ekranie. Uwzględnij liczbę godzin pracy przy monitorze i możliwość robienia przerw.

Ryzyko dla układu mięśniowo-szkieletowego zależy m.in. od fotela i biurka, ustawienia klawiatury, myszy oraz monitora, a także możliwości zmiany pozycji ciała. Elementy te mogą być trudne do sprawdzenia na odległość.

Do czynników psychospołecznych należą obciążenie pracą, presja czasu i izolacja od zespołu. Znaczenie mają również ograniczony kontakt ze współpracownikami i przełożonymi, trudności w oddzieleniu pracy od życia prywatnego oraz oczekiwanie stałej dyspozycyjności.

W środowisku domowym warto uwzględnić także ryzyko związane z opieką nad dziećmi lub zwierzętami. Działania ograniczające ryzyko mogą obejmować jasne zasady kontaktu poza godzinami pracy, regularne spotkania zespołu, podział zadań i wsparcie przełożonego.

Lista kontrolna CIOP pyta m.in. o wydzielone miejsce pracy, regulację oświetlenia, podparcie przedramion, oddzielną klawiaturę, wygodną mysz oraz możliwość przerw i zmiany pozycji. Uwzględnia również sytuację rodzinną i mieszkaniową przy zlecaniu zadań.

Czynniki ryzyka w pracy zdalnej – kluczowe obszary BHP

Uniwersalna ocena ryzyka dla grup stanowisk zdalnych

Kodeks pracy dopuszcza sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pracodawca może połączyć stanowiska o zbliżonym charakterze pracy i podobnym zestawie zagrożeń.

Grupy można określać według rodzaju pracy, używanych urządzeń, wymiaru pracy zdalnej i typowych warunków lokalowych. Przykładami są praca biurowa z dokumentami, obsługa klienta oraz praca z systemami i danymi.

Różnice indywidualne, takie jak dodatkowe wyposażenie, szczególne potrzeby wynikające ze stanu zdrowia lub specyficzne zadania, należy uwzględnić jako uzupełnienie oceny dla pracownika lub roli.

Ocenę uniwersalną trzeba udokumentować. Powinna zawierać opis grupy stanowisk, wykaz zagrożeń z oszacowaniem ryzyka oraz zaplanowane działania ograniczające ryzyko.

Zaktualizuj ocenę, jeśli pojawią się nowe urządzenia, zmieni się miejsce lub organizacja pracy albo wymiar pracy zdalnej. Przegląd jest potrzebny również wtedy, gdy kontrola stanowiska wykaże nieprawidłowości.

Obowiązki pracodawcy: BHP, wyposażenie i koszty

Art. 67²⁴ Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, oraz ich instalacji i serwisu. Pracownik może korzystać z własnych narzędzi lub materiałów, jeśli pozwala to chronić informacje poufne, tajemnice prawnie chronione, w tym tajemnicę przedsiębiorstwa, oraz dane osobowe.

W uzgodnieniach określ, co pracodawca dostarcza i instaluje, kto odpowiada za serwis oraz jak zgłasza się usterki. Ustal też zasady korzystania z prywatnego sprzętu, dostępu do systemów firmowych i przechowywania danych służbowych.

Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Może rozliczać je ekwiwalentem odpowiadającym kosztom faktycznie poniesionym albo ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom.

Przy ustalaniu ekwiwalentu lub ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. Przepisy nie określają metody obliczania ryczałtu ani jego kwot minimalnych i maksymalnych, dlatego pracodawca opracowuje własną metodę, uwzględniając realia rynkowe.

Koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy podlegają zwrotowi, jeśli przewidziano go w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu albo poleceniu. Praca zdalna okazjonalna, wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, jest wyjątkiem od obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej.

Pracownik administracyjno-biurowy wykonujący pracę zdalną powinien mieć aktualne szkolenie okresowe BHP, a pracodawca nie powinien dopuścić go do pracy bez niego.

Jeśli obowiązek szkolenia wynika z przepisów, porozumienia zbiorowego, regulaminu lub umowy o pracę albo szkolenie odbywa się na polecenie przełożonego, jest ono na koszt pracodawcy. W miarę możliwości odbywa się w godzinach pracy.

Okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy ustala zespół powypadkowy, który sporządza protokół powypadkowy; w typowym składzie są pracownik służby BHP i społeczny inspektor pracy.

Jeśli w zakładzie nie ma służby BHP, jej rolę pełni pracodawca lub specjalista spoza zakładu, a zamiast społecznego inspektora pracy wchodzi przedstawiciel pracowników z aktualnym zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia BHP. Zespół sporządza protokół nie później niż w ciągu 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku, a pracodawca zatwierdza go w ciągu 5 dni od sporządzenia.

Praca zdalna vs. praca stacjonarna – porównanie obowiązków BHP

Regulamin pracy zdalnej i kontrola BHP

Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady kontroli określa się w porozumieniu albo regulaminie.

Kontrola odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. W dokumentach wskaż, kto ją przeprowadza, w jakim trybie i czy obejmuje wyposażenie stanowiska, warunki ergonomiczne oraz ochronę informacji.

Ustalenia z kontroli mogą być podstawą aktualizacji oceny ryzyka. Powtarzające się problemy, takie jak niewłaściwe oświetlenie lub korzystanie z prywatnego sprzętu bez zabezpieczeń, uzasadniają ponowną analizę zagrożeń i działań ograniczających ryzyko.

Praktyczna lista kontrolna wdrożenia BHP przy pracy zdalnej

Dokumenty przed rozpoczęciem pracy: przygotuj ocenę ryzyka i informację BHP. Przed dopuszczeniem do pracy odbierz od pracownika dwa oświadczenia dotyczące zapoznania się z dokumentami oraz bezpiecznych warunków w uzgodnionym miejscu.

Zakres oceny: uwzględnij wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne. Zdecyduj, czy można zastosować ocenę uniwersalną dla grupy stanowisk, i ustal, kiedy wymaga przeglądu.

Stanowisko i wyposażenie: określ, kto zapewnia materiały i narzędzia, instaluje je i serwisuje. Ustal zasady korzystania z prywatnych narzędzi oraz ochrony informacji i danych osobowych.

Koszty: ustal sposób pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych — ekwiwalent albo ryczałt — oraz metodę ich wyliczenia. Sprawdź, czy warunki zwrotu kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi określono w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu.

Szkolenia i wypadki: sprawdź aktualność wymaganego szkolenia BHP, w tym szkolenia okresowego pracownika administracyjno-biurowego. Ustal tryb zgłaszania wypadku i postępowania powypadkowego z udziałem zespołu powypadkowego.

Porozumienie lub regulamin: określ zasady pracy zdalnej oraz kontroli wykonywania pracy, BHP i ochrony informacji. Zaplanuj aktualizację oceny po zmianie miejsca, wyposażenia, organizacji lub wymiaru pracy oraz po stwierdzeniu nieprawidłowości.

Przy stanowisku z monitorem uwzględnij rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. oraz pomocnicze materiały CIOP: „Kartę oceny ryzyka zawodowego” i „Listę kontrolną do identyfikacji zagrożeń na stanowisku pracy zdalnej przy komputerze”.

Praktyczna lista kontrolna wdrożenia BHP przy pracy zdalnej