Nowy pracownik w firmie: dokumenty i obowiązki pracodawcy w pierwszych dniach

Nowy pracownik w firmie – co musi być gotowe, zanim przekroczy próg

Przyjęcie pracownika to nie jedno zdarzenie, lecz sekwencja czynności rozłożonych w czasie. Pierwszego dnia kumulują się formalności kadrowe, szkolenie BHP, organizacja miejsca pracy i powitanie w zespole. Jeśli zmieści się to w kilku godzinach, pierwszy dzień zamienia się w wyścig z formalnościami, a nie w powitanie.

Część formalności można wykonać przed startem: skierowanie na wstępne badania lekarskie, skompletowanie kwestionariusza osobowego pracownika, przygotowanie umowy i informacji o warunkach zatrudnienia, zaplanowanie szkolenia BHP z instruktażem stanowiskowym. Do tego dochodzi organizacja: zgłoszenie do ZUS, obsługa PPK oraz przygotowanie miejsca pracy i dostępów.

Rozłożenie działań na etap przed pierwszym dniem zmniejsza ryzyko. Pracownik nie zacznie pracy bez wymaganych dokumentów, a pracodawca uniknie chaosu w aktach osobowych.

Trzy terminy wyznaczają rytm pierwszych dni. Zgłoszenie pracownika do ZUS następuje w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Informacje o normach czasu pracy, terminie wypłaty, urlopie, wypowiedzeniu i usprawiedliwianiu nieobecności trzeba przekazać w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy można wykorzystać, jeśli od zakończenia zatrudnienia nie minęło 30 dni.

Dokumenty kandydata i nowego pracownika – dwa różne etapy

Zanim osoba podpisze umowę, jest kandydatem i obowiązują wobec niej inne granice zbierania danych. Na etapie rekrutacji pracodawca może pytać o edukację, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast wymagać danych bardziej szczegółowych, takich jak PESEL czy numer konta bankowego.

Ten etap porządkuje kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę. Sprawdzony wzór chroni przed zarzutem żądania zbyt szerokiego zakresu danych wrażliwych.

Po zatrudnieniu wypełniany jest kwestionariusz osobowy pracownika. Zawiera dane wskazane w art. 22(1) Kodeksu pracy – m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta, a niekiedy dane osobowe dzieci, jeśli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia. Formularz jest niezbędny chociażby do zgłoszenia pracownika do ZUS.

W aktach osobowych powinny znaleźć się oba dokumenty: kwestionariusz kandydata i kwestionariusz pracownika.

Paczka dokumentów do zatrudnienia obejmuje: kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika, umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, skierowanie na badanie lekarskie, zgodę na przetwarzanie danych osobowych, informację o równym traktowaniu pracowników oraz potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP i zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Komplet dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowego pracownika ustala się zgodnie z Rozporządzeniem z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Skierowanie na badania i orzeczenie medycyny pracy

Z zasady przed rozpoczęciem wykonywania pracy każdy pracownik musi przejść pozytywnie wstępne badania lekarskie. Przyszły pracownik idzie do placówki medycyny pracy po otrzymaniu od pracodawcy skierowania. Potwierdzeniem odbycia badania jest wystawione orzeczenie lekarskie.

Badanie służy potwierdzeniu, czy stan zdrowia danej osoby pozwala na wykonywanie obowiązków w określonych warunkach. Dopiero na tej podstawie pracownik może podjąć zatrudnienie. Orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem na badania powinny znaleźć się w aktach osobowych.

W niektórych przypadkach można wykorzystać orzeczenie od poprzedniego pracodawcy. Warunki muszą być spełnione łącznie. Od zakończenia poprzedniego zatrudnienia nie minęło 30 dni. Pracownik przedstawi aktualne orzeczenie lekarskie razem ze skierowaniem na badania, na podstawie którego zostało wydane.

Pracodawca uzna, że warunki pracy opisane w skierowaniu na badania lekarskie są zgodne z warunkami proponowanymi. Pracownik nie będzie wykonywał prac szczególnie niebezpiecznych.

Jeśli którykolwiek warunek nie jest spełniony, konieczne jest nowe skierowanie i nowe badanie.

Skierowanie na badanie lekarskie należy do paczki dokumentów nowego pracownika. Bez pozytywnego orzeczenia pracodawca nie może dopuścić go do pracy.

Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia

Umowa o pracę zawsze powinna być zawarta na piśmie, a forma pisemna jest wymagana również przy każdej zmianie jej warunków. Umowa powinna określać: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.

Przy zatrudnieniu na część etatu trzeba dodatkowo wskazać wymiar etatu. Sposób określenia jest dowolny, najczęściej ułamkowy, np. 1/2, 3/4 czy 1/8 etatu (art. 29 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy).

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Brak takiego potwierdzenia przed dopuszczeniem do pracy może oznaczać karę grzywny.

Odrębnym dokumentem jest informacja o warunkach zatrudnienia. W firmie trzeba ustalić, kto ją przygotowuje i w jakiej formie przekazuje ją nowemu pracownikowi. Chodzi o to, żeby nie powielać treści umowy i nie pominąć żadnego z wymaganych elementów.

W praktyce umowę o pracę i informację o warunkach zatrudnienia przygotowuje się przed pierwszym dniem pracy. Potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków musi być gotowe przed dopuszczeniem pracownika do pracy, inaczej grozi kara grzywny (art. 29 § 2 Kodeksu pracy).

Szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy

Przed rozpoczęciem pracy każdy pracownik musi przejść szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instruktaż stanowiskowy. Ich celem jest znajomość zagrożeń, jakie pracownik może napotkać podczas wykonywania pracy.

W dokumentacji nowego pracownika powinien znaleźć się dokument potwierdzający szkolenie BHP. Do tego dochodzi oświadczenie o zaznajomieniu z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy. Oba dokumenty wchodzą w skład standardowej paczki dokumentów do zatrudnienia obok kwestionariuszy, umowy, informacji o warunkach zatrudnienia i skierowania na badanie lekarskie.

Szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy poprzedzają dopuszczenie pracownika do pracy. Potwierdzenie ich odbycia trafia do paczki dokumentów do zatrudnienia.

Zgłoszenia i formalności po zatrudnieniu: ZUS, PPK, PIP i sanepid

Kolejność obowiązków pracodawcy przy zatrudnieniu nowego pracownika obejmuje: podpisanie umowy o pracę, wysłanie pracownika na badania lekarskie, szkolenia BHP, zgłoszenie pracownika do ZUS oraz zgłoszenie pracownika do PPK.

Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika należy zgłoszenie pracownika do ZUS oraz zajęcie się PPK. To czynności po podpisaniu umowy, ale wymagają zebrania danych od pracownika. Dlatego kwestionariusz osobowy pracownika (z PESEL i numerem konta) powinien być wypełniony możliwie szybko po zatrudnieniu.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Termin liczy się od nawiązania stosunku pracy.

Zgłoszenie pracownika do PPK to kolejny obowiązek pracodawcy po podpisaniu umowy. Wymaga ono danych pracownika i jest częścią formalności po zatrudnieniu.

Przy zatrudnianiu pracownika pojawia się też kwestia zgłoszeń do PIP i sanepidu – czy są one nadal konieczne. Wątpliwość trzeba każdorazowo zweryfikować na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów i stanu prawnego, a nie nieaktualnych praktyk.

Zatrudnienie pracownika uruchamia również dalsze obowiązki pracodawcy. Planując pierwsze dni, uwzględnij je, np. przez jasne wskazanie zasad zgłaszania problemów i kanału kontaktu w sprawach płacowych.

Akta osobowe i dokumentacja płacowa nowego pracownika

Do akt osobowych nowego pracownika trafiają: kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia oraz skierowanie na badanie lekarskie wraz z orzeczeniem.

Dokumentację uzupełniają: zgoda na przetwarzanie danych osobowych, klauzula do przetwarzania danych oraz informacja o równym traktowaniu pracowników.

Do akt osobowych trafiają też: potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Dalej: oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych oraz zgoda na przesyłanie dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej.

Część dokumentów ma charakter płacowy: oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy (PIT-2), oświadczenie dotyczące rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych oraz oświadczenie do celów zgłoszenia do ZUS.

Dokumentacja pracownicza dla każdego pracownika powinna być prowadzona zgodnie z Rozporządzeniem z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. To ono określa, jakie dokumenty i w jakiej formie wchodzą w skład akt.

Co pracownik musi dostać w pierwszym tygodniu – obowiązek informacyjny w 7 dni

W ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy trzeba przekazać mu zasady dotyczące dobowej i tygodniowej normy czasu pracy. Chodzi też o termin wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia oraz sposób potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności.

Najprościej przekazać je w jednym, czytelnym dokumencie, z którym pracownik zostaje zapoznany, i zadbać o potwierdzenie odbioru w dokumentacji. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik pyta o termin wypłaty czy sposób zgłaszania nieobecności kilka tygodni po zatrudnieniu, a pracodawca nie ma dowodu, że informacje zostały przekazane.

Pierwszy dzień bez administracyjnego sprintu – checklista logistyczna i powitanie

Podpisanie umowy, przekazanie dokumentów do kadr, obowiązkowe szkolenie BHP, odbiór sprzętu z działu IT, oprowadzenie po biurze i przedstawienie współpracowników to klasyczny scenariusz pierwszego dnia. Bywa błędnie utożsamiany z pełnoprawnym onboardingiem, choć stanowi jedynie jego techniczny ułamek.

15% pracowników ma zaledwie jeden dzień na zapoznanie się z firmą. W takiej formule trudno o realne wsparcie, zrozumienie roli czy zbudowanie pierwszej relacji z miejscem pracy.

Rozwiązaniem jest preonboarding, czyli proces poprzedzający wdrożenie w miejscu pracy, który może ruszyć z chwilą podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Formalności można wtedy rozłożyć w czasie, część materiałów przekazać wcześniej, a kluczowe informacje udostępnić w intuicyjnej formie, np. w aplikacji onboardingowej.

Dzięki temu pierwszy dzień przestaje być maratonem po działach i stosem dokumentów do podpisania. Staje się powitaniem: kontaktem z przełożonym i zespołem oraz rozmową o roli i wzajemnych oczekiwaniach.

Logistycznie trzeba zaplanować z wyprzedzeniem: podpisanie dokumentów, odbiór sprzętu (komputer, telefon, materiały biurowe, klucze), nadanie dostępów IT (poczta e-mail, loginy do firmowych platform), oprowadzenie po biurze oraz przedstawienie zespołu i bezpośredniego przełożonego.

Plan wdrożenia na pierwsze dni i tygodnie

Przed pierwszym dniem przygotuj spis niezbędnych dokumentów i formularzy oraz informacje o obowiązkach i kompetencjach nowego pracownika zebrane od jego przełożonego. Przygotuj też opis stanowiska, kompetencji i obowiązków oraz spis celów, zadań i projektów.

Zadbaj o miejsce pracy wraz z wyposażeniem: meble, komputer, telefon, materiały biurowe, klucze, gadżety firmowe.

Udostępnij narzędzia i zasoby z danymi dostępowymi: pocztę, loginy, numery telefonów, adresy e-mail współpracowników. Przygotuj także spis świadczeń i benefitów przewidzianych dla pracownika. Opis kluczowych obowiązków będzie później podstawą oceny pracy.

Dobrą praktyką jest prowadzenie listy działań do wykonania na poszczególnych etapach onboardingu. Powinna obejmować aktywności standardowe i pomysły dedykowane organizacji i stanowisku, wraz z terminami i nazwiskami osób odpowiedzialnych. Każdy etap wdrożenia warto podsumować ankietą adaptacji nowego pracownika. Podczas spotkania roboczego zachęć pracownika do wypełnienia ankiety podsumowującej pierwszy tydzień.

Zaniedbanie tego etapu grozi tym, że nowy pracownik odejdzie po kilku miesiącach, tygodniach, a nawet dniach. Wtedy pracodawca musi ponowić rekrutację. Prawdopodobieństwo to wzrasta, gdy firma nie jest przygotowana na przybycie nowej osoby i nie ma programu wprowadzającego ją w firmową rzeczywistość.

Najczęstsze błędy pracodawcy przy przyjmowaniu nowego pracownika

Brak pisemnego potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy to błąd zagrożony karą grzywny (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Drugi błąd to dopuszczenie do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego albo bez szkolenia BHP i instruktażu stanowiskowego. Oba warunki muszą być spełnione przed rozpoczęciem wykonywania zadań.

Po stronie danych osobowych ryzykiem jest żądanie od kandydata zbyt szerokiego zakresu informacji, np. PESEL-u czy numeru konta, jeszcze przed zatrudnieniem. Na etapie rekrutacji można pytać o edukację, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia. Dane z art. 22(1) Kodeksu pracy zbiera się dopiero po zatrudnieniu, m.in. po to, by zgłosić pracownika do ZUS.

Zgłoszenie do ZUS powinno nastąpić w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Opóźnienie w tym zakresie to typowe zaniedbanie.

Kolejne typowe zaniedbania to zbyt późne zgłoszenia do ZUS i PPK oraz chaos organizacyjny pierwszego dnia – brak przygotowanego miejsca pracy, dostępów i osoby, która się nowym zaopiekuje. Skutki bywają różne: od stresu pracownika i spadku zaufania do pracodawcy po konieczność ponowienia rekrutacji, gdy nowa osoba zdecyduje się odejść.

Podsumowanie: gotowa checklista dokumentów i obowiązków

Przed pierwszym dniem domknij badania lekarskie i przygotuj umowę oraz informację o warunkach zatrudnienia. Zaplanuj szkolenie BHP z instruktażem stanowiskowym, a także miejsce pracy i dostępy IT.

W pierwszym dniu zrealizuj scenariusz opisany wcześniej – z podziałem na formalności, szkolenie BHP i czas na powitanie.

W pierwszym tygodniu przekaż w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy zasady. Chodzi o dobowe i tygodniowe normy czasu pracy, termin wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość wypowiedzenia oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności. Zorganizuj spotkanie z przełożonym podsumowujące start oraz ankietę adaptacji dla nowego pracownika.

Akta osobowe i dokumentacja płacowa powinny być kompletowane zgodnie z przepisami i przyjętym w firmie trybem. Dotyczy to także zgłoszenia do ZUS i obsługi PPK. W małej firmie wystarczy jedna lista z tymi punktami i wyznaczone osoby odpowiedzialne. W dziale kadr warto rozdzielić zadania kadrowe, płacowe i organizacyjne, aby żaden dokument nie został pominięty.

Prowadzenie akt osobowych reguluje Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Checklista dokumentów do akt osobowych obejmuje: kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika, umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia oraz skierowanie na badanie lekarskie wraz z orzeczeniem. Dalej: zgodę na przetwarzanie danych osobowych, klauzulę do przetwarzania danych i informację o równym traktowaniu pracowników.

Do akt osobowych trafiają też: dowód odbycia szkolenia BHP oraz potwierdzenie znajomości zasad BHP. Dalej: oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych oraz zgoda na przesyłanie dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej.

Checklista dokumentów płacowych: PIT-2, oświadczenie dotyczące rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych oraz oświadczenie do celów zgłoszenia do ZUS.

Checklista czynności: przed pierwszym dniem – badania lekarskie, umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, szkolenie BHP z instruktażem stanowiskowym, miejsce pracy i dostępy IT. Po zatrudnieniu – zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy i obsługa PPK. W pierwszym tygodniu – siedmiodniowy termin na informacje o normach dobowych i tygodniowych, dacie wypłaty, urlopie, wypowiedzeniu, obecności i usprawiedliwianiu nieobecności.

Podstawy prawne do zapisania w checkliście to przede wszystkim Kodeks pracy. Art. 22(1) określa dane w kwestionariuszu osobowym, art. 29 § 1 pkt 4 – wymiar etatu, a art. 29 § 2 – potwierdzenie ustaleń umowy. Prowadzenie akt osobowych reguluje Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.