Regulamin wynagradzania i regulamin pracy: kiedy pracodawca musi je wprowadzić

Kiedy pracodawca musi wprowadzić oba regulaminy – szybka odpowiedź

Regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie odpowiadającym jego treści obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników obowiązek jego wprowadzenia powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej; poniżej 20 pracowników jego wprowadzenie jest dobrowolne.

Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników i nie jest objęty zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy regulującym wynagradzanie (art. 77² § 1 Kodeksu pracy). Układ zbiorowy obejmujący wynagradzanie zastępuje regulamin, więc obowiązek jego wprowadzenia nie powstaje.

Gdy firma zatrudnia co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, regulamin wynagradzania trzeba wprowadzić na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 77² § 1² Kodeksu pracy). Bez wniosku obowiązku nie ma; regulamin można wtedy wprowadzić dobrowolnie.

Regulamin pracy: próg 20 pracowników i wyjątek układowy

Regulamin pracy to akt prawa zakładowego. Ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Obejmuje organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, ramy czasu pracy, przepisy BHP oraz termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzeń.

W praktyce reguluje też ewidencję czasu pracy, dress code i zasady powierzania mienia służbowego.

Regulamin wynagradzania: próg 50 pracowników i rola układu zbiorowego

Regulamin wynagradzania jest wewnętrznym aktem prawa pracy. Określa głównie składniki wynagrodzenia, zasady ich przyznawania oraz wysokość lub sposób obliczania poszczególnych świadczeń.

Zgodnie z art. 77² § 3 Kodeksu pracy obowiązuje, dopóki pracownicy nie zostaną objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym. W stosunku do układu ma drugorzędną funkcję i częściowo go zastępuje.

Od 20 do 49 pracowników: obowiązek na wniosek zakładowej organizacji związkowej

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników nie musi wprowadzać regulaminu wynagradzania, chyba że zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego ustalenie. Wówczas regulamin trzeba wprowadzić zgodnie z art. 77² § 1² Kodeksu pracy.

Kto wlicza się do progów zatrudnienia

Do liczby pracowników decydującej o obowiązku regulaminu wlicza się zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, spółdzielczej umowy o pracę, powołania lub mianowania.

Do progów nie wlicza się osób pracujących na umowach cywilnoprawnych, m.in. zlecenia czy o dzieło. Przy liczeniu progu 20 i 50 pracowników nie sumuje się zleceniobiorców ani wykonawców dzieł.

Co musi zawierać regulamin pracy, a co regulamin wynagradzania

Zakres obu aktów jest różny. Regulamin pracy dotyczy organizacji i porządku pracy oraz praw i obowiązków stron, a regulamin wynagradzania – świadczeń pieniężnych i zasad ich przyznawania. Kwestie organizacyjne należą więc do regulaminu pracy, a postanowienia płacowe – do regulaminu wynagradzania.

Nagrody jubileuszowe przysługują tylko wtedy, gdy przewiduje je regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy. Nie są świadczeniem powszechnym i nie każdy pracodawca je wypłaca.

Przepisy wewnątrzzakładowe mogą same regulować tryb nabywania uprawnień do takich nagród albo odsyłać do zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (Mon. Pol. nr 44, poz. 358).

Mniej niż 20 lub 50 pracowników: informacja o warunkach zatrudnienia i dobrowolny regulamin

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nie ma co do zasady obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy; przy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników musi go wprowadzić na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zatrudniający mniej niż 50 pracowników nie musi mieć regulaminu wynagradzania, chyba że w przedziale 20–49 pracowników wystąpi o niego zakładowa organizacja związkowa (art. 77² § 1² Kodeksu pracy).

Niezależnie od tego pracodawca musi pisemnie poinformować pracowników o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę.

Informacja obejmuje m.in. obowiązującą dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłat wynagrodzenia oraz wymiar urlopu wypoczynkowego.

Uzgodnienie, wejście w życie i zmiany regulaminów

Treść regulaminu wynagradzania ustala pracodawca. Jeśli działa zakładowa organizacja związkowa, musi ją z nią uzgodnić (art. 77² § 4 Kodeksu pracy).

To wspólne uzgodnienie, nie tylko konsultacja. Pracodawca musi też dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania (art. 241¹² § 2 pkt 2 Kodeksu pracy).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² Kodeksu pracy).

Uzgodnienia z zakładową organizacją związkową wymaga także zmiana regulaminu wynagradzania (art. 77² § 4 Kodeksu pracy).

Regulamin pracy określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W procesie uzgadniania regulaminu pracy aktywną rolę ma jedynie działająca w zakładzie pracy zakładowa organizacja związkowa.

Krok po kroku: procedura wprowadzenia regulaminu wynagradzania

Skutki nieprawidłowości: mniej korzystne postanowienia i kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Regulaminy jako akty prawa pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 Kodeksu pracy). Postanowienie sprzeczne z prawem pracy nie jest wiążące.

Postanowienia umowy o pracę mniej korzystne dla pracownika niż regulamin wynagradzania są z mocy prawa nieważne. W ich miejsce stosuje się odpowiednie postanowienia regulaminu (art. 18 Kodeksu pracy).

Zgodność regulaminów z przepisami kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy. Prawidłowe regulaminy porządkują organizację pracy i chronią firmę podczas kontroli.