Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: kto musi go tworzyć i na co wydawać

Kiedy pracodawca musi utworzyć ZFŚS

ZFŚS tworzą – zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ten sam próg podaje Państwowa Inspekcja Pracy w opracowaniu o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przy takim zatrudnieniu obowiązek jest bezwzględny: nie wymaga wniosku pracowników ani zgody załogi.

W firmach zatrudniających od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty fundusz powstaje wyłącznie na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Bez takiego wniosku pracodawca nie ma obowiązku tworzenia ZFŚS, choć może zrobić to dobrowolnie. Poniżej 20 pracowników obowiązek nie powstaje w ogóle – próg 20 osób jest pierwszym, przy którym pracodawca musi rozstrzygnąć, czy działa wniosek organizacji związkowej.

Obowiązek tworzenia ZFŚS w zależności od liczby pracowników

Zalety i ograniczenia dobrowolnego tworzenia ZFŚS przez pracodawcę

Dlaczego liczy się 1 stycznia i pełne etaty

O powstaniu obowiązku decyduje wyłącznie stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku, liczony w przeliczeniu na pełne etaty – a nie liczba zatrudnionych osób ani wymiar czasu pracy wynikający z pojedynczych umów. Sposób przeliczenia określają przepisy wykonawcze do ustawy. Wzrost zatrudnienia w trakcie roku nie tworzy automatycznie obowiązku: przy ustalaniu stanu zatrudnienia zawsze uwzględnia się 1 stycznia danego roku.

Infor.pl opisuje przykład pracodawcy, który 1 stycznia zatrudniał 18 osób w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 1 lutego dołączyło do zespołu kolejnych 5 osób na pełne etaty – taki pracodawca nie był zobowiązany do utworzenia ZFŚS. Ocena progu następuje więc raz w roku, na początku stycznia, także w firmach z zatrudnieniem sezonowym albo szybko rosnącym.

Krok po kroku: decyzja o utworzeniu ZFŚS na 1 stycznia

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe

Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. To wyjątek od ogólnych progów 50 i 20 etatów: nie sprawdza się w nich stanu zatrudnienia na 1 stycznia, bo obowiązek prowadzenia funduszu istnieje niezależnie od wielkości załogi.

Nawet niewielka jednostka sektora finansów publicznych musi więc zaplanować odpis i gospodarować środkami funduszu, podczas gdy prywatny pracodawca o podobnej liczbie pracowników takiego obowiązku nie ma.

Na co przeznacza się środki ZFŚS

Ustawa wskazuje dwa cele funduszu: finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (art. 1 ustawy). Środki nie są dowolnym dodatkiem do wynagrodzeń – służą działalności socjalnej adresowanej do uprawnionych oraz utrzymaniu i wspieraniu zaplecza socjalnego zakładu pracy.

Ustawa określa także zasady gospodarowania środkami Funduszu (art. 1 ustawy).

Odpis podstawowy jako podstawa planowania wydatków

Wysokość odpisu podstawowego zależy od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej – w normalnych warunkach odpis wynosi 37,5% tego wynagrodzenia. W 2025 r. odpis podstawowy wynosił 2723,40 zł na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach; to stawka historyczna. Kwota zmienia się wraz z ogłaszanym przeciętnym wynagrodzeniem, dlatego plan finansowy działalności socjalnej trzeba co roku przeliczać od nowej stawki; w 2026 r. należy zweryfikować aktualnie obowiązującą wysokość odpisu.

Roczny plan wydatków funduszu to prosty rachunek: stawka odpisu podstawowego pomnożona przez liczbę zatrudnionych przeliczoną na pełne etaty daje kwotę, jaką pracodawca może przeznaczyć na działalność socjalną i dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Znajomość tej kwoty na początku roku pozwala ustalić, jaka część środków trafi na świadczenia dla uprawnionych, a jaka na obiekty socjalne, oraz określić wysokość odpisu dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnych lub o różnym wymiarze czasu pracy.